Passwortmanager sind Programme oder Dienste, die Benutzernamen und Passwörter verwalten. Die Passwörter werden sicher verwahrt, indem Verschlüsselungen sowie komplexe Masterpasswörter angewendet werden. Man kann diesen Prozess mit einem Notizbuch vergleichen, wo die Passwörter notiert sind und es sicher in einer Schublade aufbewahrt wird, was nur der Besitzer beziehungsweise die Besitzerin einsehen kann. Mit einem Passwortmanager müssen die Passwörter nicht mehr handschriftlich notiert werden wie es früher eventuell üblich war. In der heutigen Zeit werden Passwörter mithilfe eines durchdachten Verwaltungssystems gespeichert.
Passwortdienste ermöglichen es zudem die Passwörter unter mehreren Geräten zu synchronisieren, sodass man auf alle Passwörter auf allen Geräten zugreifen kann.
Passwortmanager können sehr praktisch sein, wenn es um das Verwahren von Passwörtern und Benutzernamen geht. Sie bieten (oft) eine sichere und zuverlässige Passwortspeicherung an. Der Passwortmanager bietet von unterschiedlichen Endgeräten aus Zugang und versichert somit, dass die Passwörter entsprechend nicht so schnell verloren gehen. Man kann selbstverständlich als Nutzer mehrere Passwörter von verschiedenen Accounts besitzen, die das Verwaltungssystem des Managers problemlos sortiert und bereithält, sodass ein Passwort-Chaos verhindert wird. Außerdem unterstützt der Passwortmanager bei Passwortvergaben, wenn vor allem zur Registrierung immer ein umfangreicheres und stärkeres Passwort verlangt wird, was dann anschließend im Manager gespeichert wird. Zusätzlich kann der Passwortmanager den Nutzer vor gefährdeten Webseiten sowie vor möglichen Phishing-Attacken warnen, wenn beispielsweise die URL der aufgerufenen Webseite anders ist als die der gespeicherten Seite. Also werden nicht nur Passwörter sicher aufbewahrt, sondern man kann auch bedenkenlos im Internet surfen.
Klar ist es vom Vorteil, wenn alle Passwörter gespeichert werden, sodass man sich diese nicht unbedingt einprägen muss. Jedoch kann im schlimmsten Fall beim Vergessen des Masterpasswortes alle gespeicherten Daten verloren gehen, was oft mehr Arbeit bedeutet, um die Konten einzeln wiederherzustellen. Außerdem können bei einem Cyberangriffs alle gespeicherten Passwörter beschlagnahmt werden, was den Zugriff auf alle gespeicherten Accounts durch Dritte ermöglicht. Letzteres kann vor allem dann gefährlich werden, wenn der Passwortmanager die gespeicherten Daten nicht zuverlässig und sicher verschlüsselt hat.
Allgemein gilt aber: Eine 100% Sicherheit gibt es nie.